Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der seit 17 Jahren in Ihrem Unternehmen arbeitet.
Nennen wir ihn Herrn Müller.
Herr Müller kennt nicht nur seinen eigentlichen Aufgabenbereich. Er weiß auch, welcher Kunde bei welcher Änderung unbedingt vorher angerufen werden sollte. Er kennt die Eigenheiten wichtiger Lieferanten. Er weiß, warum ein bestimmter Prozess vor Jahren verändert wurde. Und wenn eine Maschine, Software oder ein Ablauf plötzlich nicht so funktioniert wie vorgesehen, kennt er meistens die Lösung.
Wenn jemand nicht weiterweiß, fragt er Herrn Müller.
Für das Unternehmen fühlt sich das zunächst nach einer Stärke an.
Schließlich hat man einen erfahrenen, loyalen und kompetenten Mitarbeiter, auf den man sich verlassen kann.
Doch dann fällt Herr Müller für sechs Wochen aus.
Und plötzlich stellt sich eine ganz andere Frage:
Besitzt eigentlich das Unternehmen dieses Wissen – oder besitzt Herr Müller es?
Wenn Kompetenz zur Abhängigkeit wird
Erfahrung ist wertvoll. Persönliches Wissen ist in jedem Unternehmen notwendig. Problematisch wird es erst dann, wenn für kritische Informationen, Entscheidungen oder Abläufe keine belastbare Alternative existiert.
Genau darin liegt der Herr-Müller-Effekt.
Eine Person wird über Jahre immer wichtiger, weil sie zuverlässig Probleme löst. Deshalb wird sie immer häufiger gefragt. Je häufiger sie gefragt wird, desto mehr Wissen und Verantwortung sammeln sich bei ihr.
Das System funktioniert hervorragend – solange diese Person verfügbar ist.
Die Abhängigkeit bleibt dadurch häufig unsichtbar.
Nicht weil sie klein ist. Sondern weil sie im Alltag so gut funktioniert.
„Das weiß nur Herr Müller“ ist kein Wissensmanagement
In vielen Unternehmen existiert deutlich mehr Wissen, als irgendwo dokumentiert ist.
Dazu gehören nicht nur technische Anleitungen oder Prozessbeschreibungen. Besonders relevant ist häufig Erfahrungswissen:
- Welche Besonderheiten gibt es bei wichtigen Kunden?
- Warum wird ein bestimmter Prozess anders durchgeführt als ursprünglich vorgesehen?
- Welche Fehler treten regelmäßig auf und wie werden sie tatsächlich gelöst?
- Welche Sondervereinbarungen bestehen mit Lieferanten oder Geschäftspartnern?
- Wer muss bei bestimmten Entscheidungen einbezogen werden?
- Welche Zugänge, Dateien oder Informationen werden für kritische Abläufe benötigt?
- Welche informellen Abläufe funktionieren nur deshalb, weil jemand sie seit Jahren kennt?
Dieses Wissen steht häufig in keinem Prozesshandbuch.
Es steckt in Köpfen.
Das ist zunächst vollkommen normal. Kritisch wird es, wenn relevantes Wissen ausschließlich dort vorhanden ist.
Der einfachste Test: Wer wird angerufen, wenn etwas nicht funktioniert?
Um personelle Wissensabhängigkeiten zu erkennen, braucht es zunächst keine aufwendige Analyse.
Eine einfache Frage kann bereits viel sichtbar machen:
Welche drei Personen würden Ihre Mitarbeiter zuerst anrufen, wenn morgen etwas Wichtiges nicht funktioniert?
Schreiben Sie diese Namen auf.
Stellen Sie anschließend bei jeder Person fünf weitere Fragen:
- Welches kritische Wissen besitzt diese Person?
- Wer besitzt dieses Wissen ebenfalls?
- Wo ist es nachvollziehbar dokumentiert?
- Wer könnte die Aufgabe kurzfristig übernehmen?
- Was würde passieren, wenn die Person vier oder acht Wochen nicht erreichbar wäre?
Interessant sind vor allem die Stellen, an denen die Antwort lautet: „Eigentlich niemand“, „Das müsste irgendwo stehen“ oder „Dann hätten wir ein Problem.“
Denn genau dort wird aus wertvollem Wissen eine strukturelle Abhängigkeit.
Es geht nicht darum, jeden Menschen ersetzbar zu machen
Der falsche Schluss wäre, dass ein stabiles Unternehmen keine Schlüsselpersonen haben darf.
Gute Unternehmen brauchen Menschen mit Erfahrung, Verantwortung und besonderem Fachwissen.
Auch ein hervorragend dokumentierter Prozess ersetzt nicht die Erfahrung eines Mitarbeiters, der seit Jahren mit Kunden, Anlagen oder komplexen Situationen arbeitet.
Das Ziel ist deshalb nicht, Herrn Müller überflüssig zu machen.
Das Ziel ist, das Unternehmen nicht unnötig von seiner permanenten Verfügbarkeit abhängig zu machen.
Das ist ein entscheidender Unterschied.
Wissenstransfer beginnt vor dem Ausfall
Wissensabhängigkeiten lassen sich nur begrenzt lösen, wenn die betreffende Person bereits ausgefallen ist oder das Unternehmen verlassen möchte.
Dann beginnt häufig hektisch die Suche nach Passwörtern, Dokumentationen, Ansprechpartnern und Informationen.
Stabiler ist ein Unternehmen, wenn Wissenstransfer Teil des normalen Betriebs ist.
Das kann beispielsweise bedeuten:
- kritische Prozesse nachvollziehbar zu dokumentieren,
- Vertretungen tatsächlich einzuarbeiten statt nur auf dem Papier zu benennen,
- wichtige Kunden- und Lieferanteninformationen zentral verfügbar zu machen,
- Zugänge und Berechtigungen strukturiert zu verwalten,
- Erfahrungswissen regelmäßig im Team weiterzugeben,
- Aufgaben bewusst auf mehrere Personen zu verteilen.
Entscheidend ist dabei nicht möglichst viel Dokumentation.
Entscheidend ist, dass kritisches Wissen dort verfügbar ist, wo das Unternehmen es benötigt.
Der Herr-Müller-Effekt betrifft nicht nur Mitarbeiter
Besonders interessant wird die Betrachtung, wenn man das Prinzip weiterdenkt.
Denn „Herr Müller“ kann genauso gut der Geschäftsführer selbst sein.
Vielleicht laufen wesentliche Kundenbeziehungen über ihn. Vielleicht entscheidet er über nahezu jede größere Ausgabe. Vielleicht kennt nur er bestimmte Vertragsabsprachen oder die Hintergründe strategischer Entscheidungen.
Dann besteht dieselbe Abhängigkeit lediglich auf einer anderen Ebene.
Genau diesen Gedanken haben wir auch in unserem Beitrag Was passiert mit Ihrem Unternehmen, wenn Sie acht Wochen ausfallen? betrachtet.
Der entscheidende Punkt bleibt derselbe:
Eine Person kann für ein Unternehmen außerordentlich wertvoll sein – und gleichzeitig eine strukturelle Abhängigkeit darstellen.
Warum das mehr als ein Personalthema ist
Der Verlust von Schlüsselwissen betrifft selten nur den Bereich „Menschen & Organisation“.
Fehlt beispielsweise Wissen über einen kritischen Prozess, können Leistungen verzögert werden. Das kann Kundenbeziehungen beeinflussen. Verzögerungen können wiederum Auswirkungen auf Rechnungsstellung und Liquidität haben.
Fehlen Zugänge oder Berechtigungen, wird aus einer personellen Abhängigkeit schnell ein operatives oder digitales Problem.
Ist ein wichtiger Kunde ausschließlich an eine einzelne Person gebunden, berührt dieselbe Abhängigkeit zusätzlich Vertrieb und Unternehmenszukunft.
Genau deshalb bedeutet Unternehmensstabilität mehr als die Betrachtung einzelner Risiken.
Entscheidend sind die Zusammenhänge.
Von der Abhängigkeit zum Handlungsspielraum
Wer kritisches Wissen identifiziert, Vertretungen aufbaut und Verantwortlichkeiten klarer verteilt, reduziert nicht nur ein Risiko.
Das Unternehmen gewinnt Handlungsspielraum.
Entscheidungen müssen nicht mehr auf eine einzelne Person warten. Mitarbeiter können selbstständiger handeln. Wachstum muss nicht automatisch dazu führen, dass dieselben Schlüsselpersonen immer stärker belastet werden. Und bei Urlaub, Krankheit, Nachfolge oder personellen Veränderungen bleibt mehr Wissen im Unternehmen verfügbar.
Mehr Stabilität bedeutet deshalb nicht nur mehr Sicherheit. Sie kann auch mehr unternehmerischen Handlungsspielraum schaffen.
Wie CraftLine solche Abhängigkeiten sichtbar macht
Mit CraftLine betrachtet Mader & Rixen Consulting Unternehmensstabilität über acht miteinander verbundene Bereiche.
Personelle Wissensabhängigkeiten sind dabei nur ein möglicher Ausschnitt. Ebenso relevant können beispielsweise Abhängigkeiten von Kunden, Geschäftsführung, Prozessen, IT-Systemen, Finanzierung oder einzelnen Geschäftspartnern sein.
Der standardisierte Prüfrahmen hilft dabei, solche Themen nicht nur einzeln zu erkennen, sondern ihre Bedeutung für das Gesamtunternehmen einzuordnen und Handlungsfelder zu priorisieren.
Wie die Bewertung grundsätzlich aufgebaut ist, erklären wir unter Unternehmensstabilität prüfen.
Mehr über den Prüfrahmen erfahren Sie unter Was ist CraftLine?.
Die entscheidende Frage
Denken Sie an die Menschen in Ihrem Unternehmen, die besonders viel wissen, besonders häufig gefragt werden oder besonders viele Probleme lösen.
Diese Menschen sind wertvoll.
Aber stellen Sie sich bei jedem von ihnen zusätzlich eine Frage:
Wenn diese Person morgen acht Wochen nicht verfügbar wäre – wie viel ihres Wissens bliebe tatsächlich im Unternehmen?
Die Antwort darauf sagt möglicherweise mehr über die Stabilität Ihres Unternehmens aus als die Stellenbeschreibung dieser Person.
Wo steckt kritisches Wissen in Ihrem Unternehmen?
Im Erstgespräch klären wir gemeinsam, ob eine strukturierte CraftLine-Stabilitätsbewertung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
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